El contribuyente estará obligado a enviar, al momento, las facturas a Hacienda, FacturAraba. En Gipuzkoa entrará en vigor el 1 de abril para los transportistas, FacturaBAI en Gipuzkoa y en Bizkaia se pospone hasta el 1 de enero de 2024, Haz Tu Factura.
El sistema TicketBai para la digitalización de las obligaciones fiscales ya es realidad en Araba y Gipuzkoa. El transportista autónomo estará obligado a enviar las facturas al momento a Hacienda. Para los transportistas entra en vigor el 1 de diciembre en Araba y el 1 de abril en Gipuzkoa. En Bizkaia también está en periodo de prueba y se pondrá en marcha el 1 de enero de 2024. Hay varios aspectos a destacar: para los transportistas autónomos no será tan complicado como para los comercios, negocios de hostelería y otros sectores que tendrán que comunicar cada venta al momento a Hacienda. Al tener pocas facturas mensuales a emitir no les cambiará mucho la gestión. Por otra parte, los autónomos mayores de 60 años que no tengan chóferes están excluidos en ambos territorios.
Por último, cabe señalar que será suficiente que los clientes cargadores de los transportistas envíen la factura a Hacienda a nombre de éstos. Así, muchos transportistas que trabajan con unas pocas empresas tendrán la gestión realizada.
Hacienda dispondrá ahora de toda la información sobre las actividades en este caso de los transportistas al momento, y, a su vez, éstos podrán acceder a esa información con facilidad. Aparte del control que ejerza la administración se supone que la automatización de las obligaciones fiscales ofrecerá al transportista alguna mejora o ventaja a la hora de gestionar la actividad con eficacia, registrar las facturas o de enviarlas a bancos o clientes. Puede ser una oportunidad para optimizar los trabajos, ahorrar tiempo y mejorar la productividad gracias a las nuevas tecnologías.
Los transportistas no requerirán de inversiones como en otros sectores; será suficiente una tablet u ordenador con el que conectarse con Hacienda a través de internet.
Las haciendas de Araba, Bizkaia y Gipuzkoa ponen a disposición de los contribuyentes su aplicación para poder cumplir con TicketBai. Araba será el primer territorio en incorporar a los transportistas al sistema y hemos contrastado con técnicos de Hacienda de este territorio los pasos a seguir. Los contribuyentes pueden utilizar la aplicación FacturAraba o cualquiera de las casi mil aplicaciones que se han inscrito en el sistema para cumplir con esta obligación. Hiru recomienda que se utilice el programa oficial que dispone de un manual para facilitar el aprendizaje de los pasos a seguir.
Todas y cada una de las facturas emitidas en cada territorio serán identificadas y controladas por el sistema TicketBai, se guardarán ordenadas en la aplicación, se podrán consultar y enviar desde ahí telemáticamente al banco, al cliente o a cualquier dirección de correo electrónico de manera sencilla.
Control
Hacienda controlará todos y cada uno de los movimientos del autónomo, podrá rastrear todas las transacciones y utilizar la información obtenida para requerir las correspondientes obligaciones fiscales enviado liquidaciones o borradores de declaraciones, por ejemplo, de IVA o Renta. El propio transportista también dispondrá de toda esa información.
Por cada factura que se emita, 1 el software creará un fichero XML; 2 que lo enviará a la Hacienda Foral respectiva; 3 que le asignará un código QR y un código identificativo; 4 que Hacienda devolverá al software emisor.
Será un proceso instantáneo: El archivo generado después de que el autónomo envíe la factura o ticket a Hacienda, éste lo registre y devuelva, ya se podrá utilizar como factura. Así, el cliente tendrá su factura validada al momento con su correspondiente código QR y código identificativo.
Ya en marcha
Desde el 1 de abril de 2022 ya se ha empezado a exigir de forma gradual a las empresas de Araba y será obligatorio para todos los sectores del territorio en diciembre de 2022. En Gipuzkoa, su requerimiento comenzó el 1 de julio de 2022 y será implantado en abril para el transporte y totalmente en junio de 2023. Finalmente, la implantación en Bizkaia será de forma obligatoria (como parte del sistema Batuz) para todos a partir de enero del 2024.
Cualquier empresa o autónomo con sede social en Araba, Bizkaia o Gipuzkoa estará obligado a utilizar este sistema. Tan sólo estarán libres o exentos los autónomos mayores de 60 años con sede en Gipuzkoa y Araba, siempre y cuando hayan estado de alta y no hayan tenido chóferes empleados durante 2022 y no pertenezcan a profesiones obligadas a colegiarse; el transporte no lo es. “En este caso no hay que presentar nada, si cumplen no tienen la obligación de enviar las facturas a TicketBai y ya está; no hay que pedir ni presentar nada. No serán sancionados” explican los técnicos de la Hacienda alavesa.
Identificación
Para realizar la facturación con TicketBai será necesario, por una parte, algún modo para registrarse en Hacienda y, por otra parte, utilizar el programa habilitado para ello por Hacienda o, en su lugar, una aplicación o software reconocido oficialmente por las Haciendas forales. Se han registrado casi mil plataformas para facilitar este proceso de facturación, cada una tiene diferentes posibilidades, precios y peculiaridades. Desde el sindicato, se opta por utilizar el programa oficial habilitado por Hacienda.
Por lo tanto, el transportista podrá mirar, buscar y elegir adecuadamente un programa de facturación homologado, (hay mas de 900 registrados cada una con la descripción e información útil) o utilizar el programa de las Haciendas Forales que ponen a disposición de los contribuyentes sus propias aplicaciones: Haz Tu Factura en Bizkaia, FacturaBAI en Gipuzkoa y FakturAraba en Araba. Son gratuitas y no tendrán ningún límite en cuanto al número de facturas que se puedan crear.
El sistema ya está en marcha, ya se pueden enviar las facturas para cumplir con la nueva norma aunque aún no sea obligatoria. Hacienda premia a los que se apresuren con incentivos fiscales. Otros entes subvencionan la compra del material informático necesario.
Programas oficiales
Los tres programas oficiales son muy similares según los técnicos de la Hacienda alavesa, “no vais a tener ningún problema de adaptación”. Cada transportista puede elegir la forma de conectarse, mediante algún tipo de identificación electrónica.
En Gipuzkoa y Bizkaia existe la figura del colaborador social que represente al contribuyente, (se solicita rellenando un formulario) y en Araba la posibilidad de la representación 2D específica para TicketBai que permite a una asociación o asesor actuar en nombre del contribuyente. “Hemos creado dos certificados validos únicamente para TicketBai; se pueden utilizar otros métodos de identificación como Bakq o Izenpe, entre otros, pero estos dos son los más recomendables: el certificado de dispositivo, gratuito para 10 años, verificando que el aparato o computador cumpla con los requisitos, o el certificado de autónomo que sólo sirve para TicketBai, que también es gratuito, de momento”.
El programa FacturAraba permite “consultar y corregir todas las facturas enviadas que estarán adecuadamente clasificadas y ordenadas. El programa comunica asimismo, si detecta algún error. Así se podrán consultar fácilmente los ingresos que ha tenido cada uno”
Según la información facilitada en Hacienda de Araba, “para los que trabajen con un único cargador que les hace una liquidación y factura mensual con todos los viajes realizados no será nada complicado. Será suficiente que el mismo cliente envíe la factura a Hacienda y el transportista no tendrá que hacer nada. Si trabajan con agencias para los retornos, éstos también podrán enviar la factura a nombre del transportista”.
Facturación sencilla
El volumen de facturas en el transporte no es tan numeroso como en otras actividades y no debe ser problemático para los transportistas.“Existe la opción de que cualquiera de los dos, el propio cargador o el transportista, emita y comunique la factura a Hacienda, sólo en el caso de que el cliente sea de la CAV, los de fuera no entran en TicketBai. Siempre se enviará la factura al territorio de donde sea el transportista. Por lo tanto no se emitirán las facturas de Gipuzkoa y Bizkaia de momento” indican los técnicos de Hacienda de Araba.
Los transportistas que trabajen siempre con los mismos clientes “podrán cada mes replicar las facturas, es decir, utilizar una factura anterior para no tener que meter de nuevo todos los datos”.
Quince días
Los transportistas disponen de 15 días para expedir y emitir la factura. “En principio al transportista le interesa emitir la factura nada más realizar el trabajo, para poder cobrarlo lo antes posible, sin esperar al día 15 del siguiente mes. Nada más enviar saldrá la factura o ticket al momento, con su fecha, hora, minuto y segundo… y se podrá entregar al cliente, si quieren en mano, por correo postal o por correo electrónico. Son facturas completas, bien identificadas, por matriculas, fechas…”
Cada vez está más cerca el pago telemático obligatorio de los impuestos. De momento el transportista autónomo está obligado a comunicar sus facturas a las Haciendas vascas; el que no se adapte a las nuevas circunstancias, no de sus datos de alta en Hacienda o no envíe todas sus facturas al lugar previsto, corre el riesgo de ser sancionado gravemente.
Aquellos contribuyentes que no cumplan con la normativa exigida del uso de TicketBai, podrían recibir importantes sanciones.
Tipos de sanciones
Cualquier clase de alteración de datos, destrucción o manipulación del software será sancionado con multas del 20% de la cifra de negocios del año anterior, que no podrán bajar de los 20.000 euros.
Asimismo, según las fuentes oficiales consultadas, a las empresas que reincidan en prácticas ilegales respecto a TicketBai, se les aumentará su multa al 30% de la cifra del año anterior que no podrá ser menor de los 30.000 euros.
En este sentido los técnicos de Hacienda advierten de que las sanciones por incumplimiento del reglamento de facturación TicketBai son importantes. FacturAraba no permite manipular la fecha ni otros datos.
Si se utilizan otros programas, en caso de errores serán sancionados tanto el que expide la factura así como el software empleado. “Hemos visto en el periodo de prueba que de momento hay muchos errores; normal, ya que hasta ahora no estaban acostumbrados a hacer una factura rectificativa, porque rompían la factura y hacían otra. Eso no se podía hacer, y ahora ya no se hace, o es más fácil verlo. No se puede destruir una factura porque ya hay un fichero creado».
Los técnicos de Hacienda anunciaron que no van a sancionar «desde el principio», pero no se sabe hasta cuando serán permisivos; «habrá un plazo, un margen, durante un tiempo limitado, mientras se vea que hay voluntad de cumplir, aprender y corregir. No es lo mismo, intentarlo, querer hacerlo, equivocarse y hacerlo mal. O después de avisar a los 15 días o al mes seguir sin hacerlo… No es lo mismo un despiste que el fraude…”
Deducciones
Hacienda recompensa a las empresas que hayan entrado en el sistema antes de ser implantado oficialmente con una serie de ayudas. Las Haciendas Forales de Gipuzkoa y Araba permitirán deducir el 60% del IRPF o Sociedades por anticipar al menos un mes el cumplimiento de la obligación de TicketBai, con base en los gastos que se realicen para la adaptación al nuevo sistema. El resto podrá deducir el 30%.
Los contribuyentes en Bizkaia podrán aplicar una deducción del 30% sobre los gastos que suponga la implementación de TicketBai. Estos incluyen la adquisición de equipos, terminales y programas. También se establece una deducción de hasta el 15% en IRPF o Sociedades durante dos años para los autónomos y empresas que implanten el programa Batuz, que combina tres elementos relacionados con la tributación de empresas y autónomos de Bizkaia; el programa adaptado a TicketBai para declarar la actividad facturada, el libro de registro de operaciones económicas para anotar los ingresos, gastos y facturas, y, por último, la elaboración por parte de la Hacienda de Bizkaia de borradores de declaraciones de IVA, sociedad o renta.
Ventajas e inconvenientes
El mercado ofrece numerosos programas de facturación que están adaptados a este sistema fiscal vasco. Lo más importante a la hora de elegir la solución informática, es que el programa esté registrado como software garante en la Hacienda correspondiente y, responda a las necesidades del autónomo; es conveniente asegurarse de ello, para que sea lo más funcional y completa posible.
Está claro que el nuevo sistema de facturación tiene mucho de control del contribuyente. No está tan claro si la digitalización y automatización aportará mejoras a los transportistas autónomos en cuanto a la reducción del tiempo usado en la gestión y cobro de las facturas, control de tickets y gastos en general, reducción de errores e incidencias, etc.
Una ventaja de la digitalización será que los usuarios tendrán disponible la información en todo momento y podrán acceder a ella desde cualquier lugar del mundo, siempre y cuando tengan acceso a Internet. No será necesario instalar los programas en un solo ordenador. Se podrá acceder desde cualquiera.
